El modelo de inspecci贸n de trabajo en Costa Rica est谩 cambiando. El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS) ha optado por dejar atr谩s la inspecci贸n tradicional, en la que el inspector llegaba al centro de trabajo, solicitaba documentos y recorr铆a las instalaciones, para dar paso a una f贸rmula que permite prescindir de la presencialidad.
Dos directrices marcan ese cambio: la Directriz No. DNI-DIR-01056-24 del 7 de mayo de 2024, que formaliza las inspecciones virtuales, y la Directriz No. DUG-MTSS-DMT-1-2025, publicada el 16 de julio de 2025, que redefine las visitas de revisi贸n.
Ambas tienen un impacto directo en la gesti贸n laboral de las empresas y exigen una nueva cultura de cumplimiento donde prevenir no es solo recomendable, sino indispensable.
La Directriz No. DNI-DIR-01056-24 incorpora oficialmente la figura de la inspecci贸n virtual dentro del sistema de fiscalizaci贸n de la Inspecci贸n de Trabajo. Se trata de un procedimiento que habilita a la Inspecci贸n de Trabajo para realizar actuaciones a distancia, ya sea por denuncia o de oficio, sin necesidad de presentarse f铆sicamente en el centro de trabajo. En la pr谩ctica, esto significa que el proceso puede iniciarse con una simple notificaci贸n por correo electr贸nico o llamada telef贸nica y tendr谩 la misma validez que una visita presencial.
Esto obliga a los empleadores a mantener su documentaci贸n lista y digitalizada, en tanto la directriz establece que podr谩n solicitarse las planillas presentadas ante la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) y el Instituto Nacional de Seguros (INS); planillas internas; recibo de pago de la P贸liza de Riesgos de Trabajo del INS; comprobantes de pago de salarios y aguinaldo; pol铆ticas internas contra el hostigamiento sexual y laboral; inscripci贸n de las comisiones de salud ocupacional y sus planes de trabajo; as铆 como la lista completa de personas trabajadoras con datos de contacto actualizados. Todo debe enviarse en formato digital y se integra al sistema inform谩tico de la Inspecci贸n de Trabajo como parte del expediente.
Posteriormente, la persona inspectora puede programar entrevistas virtuales con la representaci贸n legal de la empresa y con los trabajadores, ya sea mediante plataformas en l铆nea o formularios digitales.
Una vez revisada la documentaci贸n, la persona inspectora podr谩 cerrar el expediente si no encuentra irregularidades; en caso de detectar alguna, emitir谩 el acta de inspecci贸n y prevenci贸n, indic谩ndole al representante las faltas encontradas y la forma de subsanarlas, dentro del plazo otorgado para corregirlas, as铆 como los recursos que caben contra el acta.
Resuelto el recurso en caso de haberse interpuesto o vencido el plazo otorgado para corregir lo detectado, el inspector de trabajo verificar谩 el cumplimiento de lo prevenido, para lo cual llevar谩 nuevamente a cabo entrevistas al patrono y a las personas trabajadoras, remitiendo los formularios pertinentes. Si la empresa corrige en el plazo otorgado, se levanta el acta de revisi贸n indicando el cierre del expediente; si no lo hace, se activa el proceso de acusaci贸n judicial.
En esencia, el procedimiento es el mismo que se realiza de forma presencial, pero ahora se ejecuta con el apoyo de la tecnolog铆a. La diferencia es que todo ocurre a distancia, con los plazos y formalidades intactos, pero sin el recorrido f铆sico por las instalaciones. En s铆ntesis, la inspecci贸n ya no toca la puerta: llega por correo electr贸nico o una llamada telef贸nica.
El segundo cambio proviene de la Directriz No. DUG-MTSS-DMT-1-2025. Hasta ahora, cuando una inspecci贸n detectaba infracciones, inclu铆a, como pr谩ctica habitual, una visita de revisi贸n presencial para comprobar si el empleador hab铆a corregido las observaciones formuladas.
La nueva directriz dispone que la persona inspectora deber谩 realizar al menos un intento de visita de revisi贸n dentro del horario habitual del centro de trabajo. Si la visita no puede efectuarse por causas ajenas a la Inspecci贸n, el patrono tendr谩 tres d铆as h谩biles para remitir pruebas digitales que acrediten el cumplimiento de las prevenciones, siempre que dichas infracciones puedan verificarse a distancia.
En los casos donde la correcci贸n solo pueda comprobarse presencialmente, el inspector podr谩 coordinar una cita de revisi贸n que deber谩 realizarse en un plazo m谩ximo de quince d铆as naturales. La empresa, por su parte, deber谩 confirmar la cita o proponer alternativas en un plazo de tres d铆as h谩biles. Si el empleador no env铆a la evidencia requerida o no responde dentro de esos plazos, se tendr谩 por agotada la fase de revisi贸n y la Inspecci贸n de Trabajo podr谩 continuar con la acusaci贸n judicial correspondiente.
Adicionalmente, la directriz prev茅 que no habr谩 revisi贸n en casos de infracciones graves relacionadas con la integridad f铆sica, sexual o la dignidad humana, las cuales se considerar谩n cerradas con la simple constataci贸n del hecho.
En pocas palabras, la segunda visita dej贸 de ser una etapa asegurada. En la pr谩ctica, ese espacio entre la inspecci贸n inicial y la revisi贸n funcionaba como una ventana de tiempo para ordenar, corregir y demostrar avances; hoy, esa oportunidad se reduce a pocos d铆as y, en algunos casos, desaparece por completo. El proceso gana agilidad, pero tambi茅n les exige a las empresas un nivel de preparaci贸n mucho m谩s alto y una respuesta inmediata ante cualquier observaci贸n.
Ambas directrices evidencian un cambio de paradigma en el que la visita presencial del inspector de trabajo no resulta indispensable. M谩s que un cambio tecnol贸gico, el Ministerio de Trabajo busca agilizar los procedimientos y optimizar el uso de su recurso humano ante la limitada cantidad de personas inspectoras disponibles. La verificaci贸n documental se convierte entonces en el eje central del control, permitiendo mantener la cobertura institucional sin aumentar la presencia f铆sica en los centros de trabajo.
Este nuevo esquema redefine la relaci贸n entre las empresas y la fiscalizaci贸n laboral. Cumplir ya no significa reaccionar ante una visita inspectiva, sino anticiparse. Las organizaciones que mantengan sus procesos revisados, su documentaci贸n en orden y sus evidencias actualizadas son las que realmente podr谩n responder con tranquilidad cuando llega un requerimiento de la Inspecci贸n de Trabajo.
En este contexto, la revisi贸n interna y constante de las pr谩cticas laborales deja de ser un ejercicio te贸rico para convertirse en una necesidad operativa. De ah铆 que la auditor铆a laboral preventiva se consolide como una herramienta esencial para mantener el control, anticiparse a los hallazgos y corregir sin la presi贸n de un procedimiento de inspecci贸n abierto. M谩s que una tarea de cumplimiento representa una forma inteligente de proteger a la empresa, garantizar coherencia con la normativa y contar con una respuesta s贸lida ante cualquier inspecci贸n.
La visita inspectiva puede llegar por correo y acabar sin una segunda visita. Tener su empresa preparada no deber铆a ser cuesti贸n de suerte, sino de una adecuada gesti贸n preventiva.
Adriana Benavides V铆quez
Abogada, BDS Asesores